over procedure

Protocol voor het afgeven van vrijwaringen

U benadert de SFA met de mededeling dat uj de rechthebbende niet kent, of niet kan traceren.

Wij achterhalen wat u allemaal heeft gedaan om de fotograaf of te vinden. Hier hebben we een checklist voor. U moet alles op de checklist gedaan hebben om de fotograaf te vinden en ondertekent deze ter verklaring dat u alles heeft gedaan om de fotograaf te achterhalen.

Vervolgens sturen wij een formulier Verzoek tot vrijwaring. Hierop moet u aangeven om welke foto het precies gaat en waarvoor de foto gebruikt gaat worden. Deze gegevens zijn al in een eerder stadium aan u gecommuniceerd  en een prijsindicatie voor wat een vrijwaring gaat kosten is afgegeven. Om tot een juiste prijs te komen wordt gebruik gemaakt van de tarievenlijst van Stichting FotoAnoniem. Een vrijwaring wordt pas aangeboden als de volgende informatie is ontvangen:

·         Een kopie van de foto

·         Vindplaats van de foto en, indien bekend, de naam van de fotograaf

·         Een omschrijving van de manier waarop de foto gebruikt gaat worden; soort publicatie, oplage en het formaat van het gebruik van de foto

De vrijwaring wordt niet aangeboden in het geval dat, naar oordeel van het bureau, verwacht kan worden dat de vergoeding  voor de aangeboden vrijwaring  waarschijnlijk niet voldoende is om een claim te financieren. Of die situatie zich voordoet zal afhangen van het soort gebruik, de vraag of een rechthebbende waarschijnlijk makkelijk te traceren is en de marktwaarde van de betreffende foto.

Wij wijzen u op de risico’s van claims van derden (portretrecht, merkrecht, etc.) en wijzen u op het feit dat Stichting FotoAnoniem claims van derden niet vrijwaart. Bij bijvoorbeeld fotoportretten van personen met een verzilverbare populariteit moet de klant erop gewezen worden dat hij de rechten daarvoor moet regelen met de geportretteerde zelf. Dit geldt ook voor merken en bijvoorbeeld ook gebouwen die op foto’s kunnen voorkomen.

Op het formulier Verzoek tot vrijwaring verklaart u zich akkoord met de voorwaarden, waaronder de melding dat de gebruiker aansprakelijk blijft voor claims van derden.

Uiteindelijk wordt aan de hand van de gegevens die zijn ingevuld op het formulier Verzoek tot Vrijwaring een vrijwaringverklaring opgesteld.